Πώς να δημιουργήσετε ελκυστικά υλικά χρησιμοποιώντας γραφήματα

Πολλοί από εσάς μπορεί να έχετε βιώσει τη δυσκολία δημιουργίας γραφημάτων για τα έγγραφά σας, ξεκινώντας με τη συναρμολόγηση τους σε έναν πίνακα ενώ χρησιμοποιείτε το PowerPoint, το Excel ή άλλο λογισμικό. Σε αυτό το τεύχος, θα παρουσιάσουμε έναν εύκολο τρόπο δημιουργίας μιας ποικιλίας γραφημάτων.

Ας επιλέξουμε το καλύτερο γράφημα.

Όταν πρόκειται για τη δημιουργία γραφημάτων, το πιο κατάλληλο γράφημα θα εξαρτηθεί από τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να παρουσιάσετε τα δεδομένα. Χρησιμοποιώντας επιδέξια διαφορετικούς τύπους γραφημάτων ανάλογα με αυτό που θέλετε να εκφράσετε, όπως η σύγκριση μεγάλων και μικρών ποσοτήτων, η σύγκριση συνολικών αναλογιών ή η εστίαση σε αλλαγές στις αριθμητικές τιμές, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που είναι εύκολα κατανοητό με μια ματιά. Ένα χρήσιμο εργαλείο για τη δημιουργία ποικιλίας γραφημάτων είναι το δωρεάν εργαλείο γραφικής παράστασης παρέχεται από διαδικτυακά εργαλεία λευκού πίνακα όπως το Miro. Από βασικά γραφήματα, όπως γραφήματα ράβδων και πίτας, υπάρχουν επίσης διαγράμματα όπως διαγράμματα Euler, διαγράμματα Venn και διαγράμματα πυραμίδας που μπορούν να είναι χρήσιμα κατά τη σύνοψη προβολών. Μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα ευανάγνωστα γραφήματα επιλέγοντας απλώς ένα από αυτά τα πρότυπα και εισάγοντας αριθμητικές τιμές ή κείμενο.

Χρησιμοποιήστε κατάλληλα χρώματα και ετικέτες για γραφήματα!

Μόλις ολοκληρωθεί το σχήμα του γραφήματος, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν κατάλληλο συνδυασμό χρωμάτων και να επισημάνετε τα στοιχεία. Για παράδειγμα, εάν αναλύετε δεδομένα υποπροϊόντος σε ένα έγγραφο, η ενοποίηση των χρωμάτων για κάθε προϊόν, όπως το κόκκινο για το προϊόν Α και το μπλε για το προϊόν Β, θα καταστήσει διαισθητικά σαφές ότι το κόκκινο χρώμα αναφέρεται σε πληροφορίες για το προϊόν Α σε όλο το μήκος ολόκληρο το έγγραφο, ακόμη και όταν κοιτάτε διαφορετικά γραφήματα. Η προσοχή σε λεπτομέρειες όπως αυτές και η ολοκλήρωση του εγγράφου θα οδηγήσει σε ένα ευνόητο και ελκυστικό έγγραφο.

Ας εκφράσουμε λεκτικά τις σκέψεις μας με βάση τα στοιχεία των γραφημάτων.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα των γραφημάτων είναι ότι μεταφέρουν αριθμητικές πληροφορίες με έναν ευνόητο οπτικό τρόπο. Μας βοηθούν να αναγνωρίζουμε διαφορές μεταξύ μεγάλων και μικρών, αριθμητικών τιμών και αναλογιών ως εικόνες. Επομένως, είναι εύκολο να πέσετε στην παγίδα να μιλήσετε για το τι μπορείτε να δείτε όταν κοιτάζετε ένα γράφημα σε μια παρουσίαση ή σε ένα έγγραφο. Για παράδειγμα, πληροφορίες όπως "Το προϊόν Α πουλάει περισσότερο από το προϊόν Β" θα ήταν πιθανώς προφανείς εάν αντιπροσωπευόταν από ένα γράφημα ράβδων. Αυτό που είναι σημαντικό ως δεδομένα είναι το μέρος της «εξέτασης», όπως το φόντο που μπορεί να διαβαστεί από αυτό το αποτέλεσμα και η πρόβλεψη που μπορεί να υποτεθεί στη συνέχεια. Αυτή η συζήτηση δεν είναι κάτι που μπορεί να γίνει κατανοητό μόνο από το γράφημα, αλλά είναι μια απάντηση που μπορεί να προκύψει από έναν συνδυασμό διαφόρων αριθμητικών δεδομένων, ερευνών, κοινωνικών συνθηκών κ.λπ. Αυτός ο προβληματισμός πρέπει να μεταφερθεί στα δεδομένα και είναι αυτός ο προβληματισμός που έχει αξία.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα των εγγράφων με γραφήματα;

Έχοντας σας πει νωρίτερα ότι η συζήτηση που βασίζεται σε γράφημα έχει αξία, μπορεί να νομίζετε ότι δεν χρειάζεστε πλέον το γράφημα. Ωστόσο, η συμπερίληψη γραφημάτων έχει διάφορα αποτελέσματα. Βασικά, προτάσεις και άλλα έγγραφα αναμένεται να δουν διάφορα άτομα εντός της εταιρείας του πελάτη μετά την υποβολή της πρότασης. Ειδικότερα, η πρόταση ενδέχεται να πρέπει να πάει στην ανώτερη διοίκηση για έγκριση. Σε τέτοιες περιπτώσεις, εάν η πρόταση περιέχει μόνο εκτιμήσεις χωρίς αριθμητικά δεδομένα, ο πελάτης δεν θα μπορεί να δει πώς προέκυψαν οι εκτιμήσεις και η αξιοπιστία της πρότασης θα μειωθεί. Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος να απορριφθεί ολόκληρο το έργο λόγω μιας μικρής ασυμφωνίας στη συζήτηση. Από την άλλη πλευρά, εάν τα δεδομένα βασίζονται σε αριθμητικά δεδομένα και παρουσιάζονται γραφικά, το σκεπτικό είναι σαφές και ακόμη και αν η κατεύθυνση εξέτασης δεν ταιριάζει, οι αριθμητικές τιμές είναι πειστικές και το επίπεδο ενσυναίσθησης του πελάτη μπορεί να διερευνηθεί. Με αυτόν τον τρόπο, τα υλικά με γραφήματα και το γεγονός ότι αυτά τα γραφήματα είναι εύκολα κατανοητά, αυξάνουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα των υλικών.

Γιατί να μην αφιερώσετε λιγότερο χρόνο στη δημιουργία γραφημάτων και να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα προς όφελός σας για να δημιουργήσετε ελκυστικά έγγραφα;

Διαφήμιση

Μοιραστείτε αυτό το άρθρο: