Πώς η εξοικονόμηση 20 εκατομμυρίων λιρών ενός δήμου είναι μια κλήση αφύπνισης για τις δημόσιες υπηρεσίες

Το Συμβούλιο της Caerphilly έχει περικόψει περισσότερα από 20 εκατομμύρια £ κατά τον πρώτο χρόνο συνεργασίας του με συμβούλους επιχειρήσεων, Perago, με έναν οδικό χάρτη για εξοικονόμηση επιπλέον 45 εκατομμυρίων λιρών μέχρι το 2027.

Η Perago, μια εταιρεία συμβούλων με έδρα το Σουόνσι που συνεργάζεται με οργανισμούς του δημόσιου τομέα όπως οι τοπικές αρχές, το Υπουργείο Εσωτερικών, το NHS της Ουαλίας και η κυβέρνηση της Ουαλίας, για να διασφαλίσει ότι υπάρχουν τα κατάλληλα άτομα, διαδικασίες, δομή και τεχνολογία για να γίνουν πιο αποτελεσματικοί και καλύτεροι προϋπολογισμοί.

Όπως πολλές αρχές σε όλο το Ηνωμένο Βασίλειο, το Συμβούλιο της Caerphilly αντιμετώπιζε την αυξημένη ζήτηση για υπηρεσίες μαζί με σημαντικά κενά χρηματοδότησης. Χρειαζόταν να εξοικονομήσουν χρήματα και να προσαρμοστούν για να ανταποκριθούν στις μεταβαλλόμενες ανάγκες και προσδοκίες της κοινότητας στον κόσμο μετά τον Covid. Για να βεβαιωθούν ότι συνέχιζαν να καλύπτουν τις ανάγκες των κοινοτήτων τους μειώνοντας παράλληλα τις δαπάνες κατά πάνω από 65 εκατομμύρια £, έπρεπε να αλλάξουν.

Το αρχικό έργο ξεκίνησε με ένα διήμερο εργαστήριο μεταξύ των συμβούλων και του συμβουλίου της Caerphilly, αλλά αφού συνειδητοποίησε την έκταση του τι έπρεπε να γίνει, το συμβούλιο επένδυσε 1.8 εκατ. £ στο Perago με απόδοση 20 εκατ. £ τον πρώτο χρόνο. Κατά τη διάρκεια των δύο ετών, η Perago βοήθησε την Caerphilly να εξοικονομήσει 20 εκατ. £ αναπτύσσοντας διαδικασίες, βελτιώνοντας υπάρχοντες ρόλους και αξιοποίηση υφιστάμενων συμβάσεων για εξοικονόμηση χρημάτων των φορολογουμένων.

Η Victoria Ford, Διευθύνουσα Σύμβουλος στο Perago, συζητά πώς οι άλλες αρχές μπορούν να μάθουν από την επένδυση και το έργο του συμβουλίου Caerphilly:

«Αυτό που κάναμε για το Συμβούλιο της Caerphilly μπορεί να αναπαραχθεί σε διαφορετικές αρχές και φορείς για να γίνουν τεράστιες βελτιώσεις και να χρησιμοποιηθούν τα χρήματα των φορολογουμένων με πολύ πιο αποτελεσματικούς τρόπους.

"Οι οργανισμοί συχνά χρειάζονται υποστήριξη για να ρίξουν μια νέα ματιά στο πώς είναι δομημένοι όσον αφορά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που πρέπει να προσφέρουν, πώς χρησιμοποιούν με τον καλύτερο τρόπο την ψηφιακή τεχνολογία και τους τύπους και τον αριθμό των ρόλων που χρειάζονται. Είναι συχνά οι ίδιες προκλήσεις που συναντώνται σε πολλούς οργανισμούς.

"Ακολουθούμε μια ολοκληρωμένη προσέγγιση του μετασχηματισμού του οργανισμού, η οποία περιλαμβάνει τη διασφάλιση της ύπαρξης των κατάλληλων ανθρώπων με τις κατάλληλες δεξιότητες για την υποστήριξη της παροχής υπηρεσιών. Αυτό συχνά σημαίνει έναν μικρότερο οργανισμό με άτομα που εγκαταλείπουν την επιχείρηση, αλλά αυτό γίνεται σύμφωνα με τις ανάγκες των χρηστών και όχι ως αυτοσκοπός."

Το Perago έχει δημιουργήσει έναν οδικό χάρτη για το συμβούλιο να εφαρμόσει περαιτέρω αλλαγές, και εάν αυτές οι αλλαγές γίνουν από την ομάδα του συμβουλίου, τότε αυτό θα εξοικονομήσει επιπλέον 45 εκατομμύρια λίρες από το συμβούλιο έως το 2027.

Βοήθησαν να αλλάξει η βασισμένη στον καταρράκτη, η τεχνολογική προσέγγιση για την αλλαγή του συμβουλίου και η απουσία ενός κεντρικού PMO που οδήγησε σε καθυστερήσεις και κακή ευθυγράμμιση. Παρατήρησαν επίσης ότι η σαφής λογοδοσία και η τακτική αλληλεπίδραση δεν υπήρχαν πάντα, γεγονός που οδήγησε σε καθυστερήσεις στη λήψη αποφάσεων και στην παράδοση.

Μια προσέγγιση σχεδιασμού υπηρεσιών με επίκεντρο τον χρήστη εισήχθη για να επικεντρωθεί στις ανάγκες των χρηστών και να βελτιώσει τις υπηρεσίες και την αποτελεσματικότητα. Τα ταξίδια των πελατών χαρτογραφήθηκαν για τον εντοπισμό βελτιώσεων στις υπηρεσίες και η ομάδα έκανε εβδομαδιαίες stand-ups, στις οποίες περιλαμβάνονταν μέλη του συμβουλίου και πολιτικοί, για να διατηρήσει τη δυναμική και να προωθήσει τη διαφάνεια.

Δημιουργήθηκε επίσης μια στρατηγική για την εφαρμογή μιας κεντρικής διαδικασίας έγκρισης δαπανών, η οποία βοήθησε να διασφαλιστεί ότι υπήρχαν έλεγχοι δαπανών. Εφαρμόστηκε μια νέα διαδικασία πρωτοβουλίας (NIP) για να διασφαλιστεί ότι οι αποφάσεις σχετικά με τις δαπάνες υποστηρίζονταν από οικονομικά μοντέλα και ανάλυση κόστους-οφέλους.

Πολλοί τοπικοί φορείς βασίζονται σε ένα ευρύ φάσμα προμηθευτών και προϊόντων, αλλά ορισμένοι από αυτούς δεν χρησιμοποιούνταν στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους. Η Perago εντόπισε αχρησιμοποίητα χαρακτηριστικά και εργάστηκε για να μεγιστοποιήσει τα υπάρχοντα εργαλεία προτού εξετάσει νέες δαπάνες.

Η Βικτώρια αναφέρει επίσης:

«Οι περισσότερες αρχές έχουν πολλούς διαφορετικούς τομείς όπου μπορούν να εξοικονομήσουν χρήματα και η δουλειά μας είναι να τους βοηθήσουμε να τα εντοπίσουν, ώστε να διατεθούν χρήματα για τις υπηρεσίες που χρειάζονται οι κάτοικοι και οι κοινότητες.

"Είμαι πραγματικά χαρούμενος που η δουλειά μας με ένα τοπικό συμβούλιο εξοικονομεί 65 εκατομμύρια £, με 20 εκατομμύρια £ από αυτά ήδη στην τράπεζα. Αυτά τα χρήματα μπορούν να βοηθήσουν πολύ σε πράγματα που πραγματικά έχουν σημασία στις τοπικές περιοχές και είμαστε ενθουσιασμένοι που βλέπουμε τον αντίκτυπο που είχε η δουλειά μας."

Μοιραστείτε αυτό το άρθρο: