Επιτροπή θα πρέπει να εφαρμόσει τα διδάγματα από την ανάπτυξη του συστήματος Σένγκεν Info ώστε να αποφευχθούν παρόμοιες καθυστερήσεις και υπερβολικές δαπάνες για τα μελλοντικά έργα πληροφορικής, λένε Συνέδριο της ΕΕ

Μια έκθεση που δημοσιεύθηκε σήμερα (19 Μαΐου) από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ECA) αναφέρει ότι η Επιτροπή παρέδωσε το Σύστημα Πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II) για έξι χρόνια αργότερα από ό, τι είχε αρχικά προγραμματιστεί και οκτώ φορές την αρχική εκτίμηση του προϋπολογισμού. Οι καθυστερήσεις και οι υπερβολικές δαπάνες σημειώθηκαν λόγω αδυναμιών στη διαχείριση της Επιτροπής σε ένα δύσκολο πλαίσιο διακυβέρνησης.Το σύστημα πληροφοριών Σένγκεν (SIS) χρησιμοποιείται από τους συνοριοφύλακες, τις αστυνομικές αρχές, τα τελωνεία, τις θεωρήσεις και τις δικαστικές αρχές σε ολόκληρο τον χώρο Σένγκεν. Περιέχει πληροφορίες (προειδοποιήσεις) σχετικά με πρόσωπα που μπορεί να έχουν εμπλακεί σε σοβαρό έγκλημα ή να μην έχουν δικαίωμα εισόδου ή διαμονής στην ΕΕ. Περιλαμβάνει επίσης ειδοποιήσεις για αγνοούμενους και χαμένες ή κλεμμένες περιουσίες, όπως τραπεζογραμμάτια, οχήματα, πυροβόλα όπλα και έγγραφα ταυτότητας. Οι ειδοποιήσεις εισάγονται στο σύστημα από τις εθνικές αρχές "Στο 2001, το Συμβούλιο της ΕΕ ανέθεσε στην Επιτροπή την ανάπτυξη μιας νέας έκδοσης του Συστήματος Πληροφοριών Σένγκεν", δήλωσε ο κ. Pietro Russo, μέλος του ΕΕΣ που είναι αρμόδιος για την έκθεση, "Ωστόσο, η αρχική προθεσμία ήταν μη ρεαλιστική και η Επιτροπή δεν αρχικά να διαθέσουν επαρκές προσωπικό με την πείρα στο έργο. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή ήταν σε θέση να διαχειριστεί αποτελεσματικά το κύριο συμβόλαιο ανάπτυξης μόνο από την 2009. Επιπλέον, η Επιτροπή δεν αξιοποίησε επαρκώς την εμπειρία των τελικών χρηστών και τις απαιτήσεις συστήματος που άλλαξαν κατά το πρώτο μέρος του έργου. " Οι αρχικές ενδεικτικές εκτιμήσεις του κόστους για τον προϋπολογισμό της ΕΕ για το κεντρικό σύστημα υποεκτίμησαν σημαντικά την πραγματική κλίμακα της αναγκαίας επένδυσης. Το πλήρες κόστος του SIS II ανήλθε σε € 189 εκατομμύρια για το κεντρικό σύστημα στο οποίο πρέπει να προστεθεί μια εκτίμηση άνω του € 330m για τα εθνικά συστήματα. Ταυτόχρονα, το βασικό όφελος που αναμενόταν αρχικά από το SIS II κατέστη λιγότερο συναφές με την επιτυχή επέκταση του SIS 1 σε νέα κράτη μέλη. Υπό το πρίσμα αυτών των σημαντικών αλλαγών στο κόστος και τα αναμενόμενα οφέλη, η Επιτροπή δεν απέδειξε ότι το SIS II προσέφερε πλήρως την καλύτερη σχέση ποιότητας / τιμής για τον οργανισμό. Ωστόσο, η Επιτροπή αντλεί διδάγματα από την εμπειρία της κατά το πρώτο μέρος του έργου, επιτρέποντάς της να αλλάξει την προσέγγισή της κατά την τελική φάση του έργου από το 2010 και να παραδώσει το SIS II τον Απρίλιο 2013. Επιπλέον, έχει ήδη χρησιμοποιήσει ορισμένα διδάγματα από το SIS II για την προετοιμασία άλλων έργων πληροφορικής μεγάλης κλίμακας.

Οι ειδικές εκθέσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου (ΕΕΣ) δημοσιεύονται καθόλη τη διάρκεια του έτους και παρουσιάζουν τα αποτελέσματα επιλεγμένων ελέγχων συγκεκριμένων δημοσιονομικών τομέων της ΕΕ ή θεμάτων διαχείρισης.

Αυτή η ειδική έκθεση (αριθ. 3 / 2014) με τίτλο Διδάγματα από την ανάπτυξη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή του Συστήματος Πληροφοριών Σένγκεν δεύτερης γενιάς (SIS II), εξέτασε τους λόγους για τους οποίους η Επιτροπή χορήγησε το SIS II έξι έτη αργότερα από ό, τι είχε προγραμματιστεί και με κόστος που υπερβαίνει κατά πολύ τις αρχικές εκτιμήσεις. Εξέτασε επίσης κατά πόσον υπήρξε μια ισχυρή επιχειρησιακή περίπτωση για το SIS II καθ 'όλη τη διάρκεια του σχεδίου, η οποία έλαβε υπόψη σημαντικές αλλαγές στο κόστος και τα αναμενόμενα οφέλη. Επιπλέον, οι ελεγκτές της ΕΕ αξιολόγησαν εάν η Επιτροπή είχε μάθει και εφάρμοσε διδάγματα από τη διαχείριση του σχεδίου.

Οι ελεγκτές της ΕΕ διαπίστωσαν ότι η καθυστέρηση και η υπερβολική δαπάνη προέκυψαν από ελλείψεις στη διοίκηση της Επιτροπής σε ένα δύσκολο πλαίσιο διακυβέρνησης, ιδίως κατά το πρώτο μέρος του έργου μέχρι το 2009. Παρά τις σημαντικές αλλαγές στο κόστος και τα αναμενόμενα οφέλη κατά τη διάρκεια του σχεδίου, η Επιτροπή δεν επανεξέτασε την επιχειρησιακή περίπτωση, προκειμένου να αποδείξει ότι το SIS II παρέμεινε οργανωτική προτεραιότητα που παρείχε υψηλότερη απόδοση της επένδυσης από άλλες ευκαιρίες. Δεν υπήρξε απόφαση, βασισμένη σε επανεκτίμηση του κόστους και των ωφελειών, σχετικά με το εάν θα συνεχιστεί ή θα σταματήσει το έργο. Η Επιτροπή αντλήθηκε διδάγματα από την εμπειρία της κατά το πρώτο μέρος του έργου, προκειμένου να αλλάξει την προσέγγισή της κατά την τελική φάση του έργου από το 2010 και να παραδώσει το SIS II τον Απρίλιο 2013.

Βάσει των διαπιστώσεών του, το ΕΕΣ συνέστησε, κατά τη διαχείριση της ανάπτυξης συστημάτων ΤΠ μεγάλης κλίμακας, η Επιτροπή:

Διαφήμιση

• Βάση του χρονοδιαγράμματος σε μια τεχνική ανάλυση των καθηκόντων που πρέπει να εκτελεσθούν.
• να εξασφαλίσει ότι όλα τα έργα θα ενσωματωθούν στις ρυθμίσεις εταιρικής διακυβέρνησης και θα αξιοποιήσουν πλήρως την εσωτερική εμπειρογνωμοσύνη για την αποτελεσματική διαχείριση του έργου των εργολάβων ·
• εξασφαλίζουν ότι οι επιχειρηματικές ανάγκες και οι απόψεις των τελικών χρηστών λαμβάνονται επαρκώς υπόψη κατά τη λήψη των αποφάσεων ·
• να εξασφαλίσει την έγκριση της επιχειρηματικής υπόθεσης πριν προχωρήσει από την έναρξη του έργου έως τον προγραμματισμό του έργου και την επανεξέτασή του σε περίπτωση σημαντικών αλλαγών στο κόστος του έργου, τα αναμενόμενα οφέλη, τους κινδύνους ή τις εναλλακτικές λύσεις ·
• να εξασφαλίζουν ότι οι βασικές αποφάσεις έργων τεκμηριώνονται σε ένα αρχείο καταγραφής αποφάσεων, ώστε να είναι εύκολα εντοπισμένες ·
• να διασφαλιστεί ότι υπάρχει αποτελεσματικός παγκόσμιος συντονισμός όταν ένα έργο απαιτεί την ανάπτυξη διαφορετικών αλλά εξαρτώμενων συστημάτων από διαφορετικά ενδιαφερόμενα μέρη ·
• ανάπτυξη συστημάτων πληροφορικής μεγάλης κλίμακας που χρησιμοποιούν διαλειτουργικά δομικά στοιχεία τα οποία μπορούν εύκολα να επαναχρησιμοποιηθούν για να αποφευχθεί το κλείδωμα σε έναν μόνο ανάδοχο και
• να μεταβιβάσει τα διδάγματα που αντλήθηκαν από τον έλεγχο του Συνεδρίου στις ΓΔ και τα θεσμικά όργανα, τους οργανισμούς και άλλους οργανισμούς της ΕΕ. Η Επιτροπή πρέπει να αξιολογήσει εάν επιτεύχθηκαν τα αναμενόμενα οφέλη του SIS II.

Σύντομη συνέντευξη βίντεο με το μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου που είναι υπεύθυνο για την έκθεση είναι διαθέσιμο εδώ.

Μοιραστείτε αυτό το άρθρο: